Un errore che spesso si commette è quello di trascurare l’inserimento di una firma professionale ed esaustiva a chiusura di una e-mail. Oltre a fornire dati utili di contato ai destinatari delle nostre e-mail, una firma ben impostata è un efficace ed immediato strumento di marketing in grado di promuovere un servizio, un evento, un prodotto o un brand.
Dati che non devono mancare
I dati essenziali in una firma ben strutturata sono:
- Nome e cognome
- Area di competenza del mittente (“Responsabile vendite”, Responsabile marketing”, “Amministratore”, ecc)
- Nome azienda.
- URL del sito aziendale. Questo dato può essere accorpato al precedente applicando al nome dell’azienda un collegamento ipertestuale che rimanda al sito.
- I dati di contatto (numeri di telefono ed e-mail)
Molti ritengono utile affiancare al testo un elemento grafico (i.e. logo aziendale) che permetta una veloce identificazione della mail e che aiuti il destinatario a ricordare l’azienda.
Un errore da non commettere è quello di creare una firma che sia un’unica immagine. Oltre ad appesantire inutilmente la mail, si corre il rischio che essa non venga scaricata dal client del destinatario e che sia sostituita da una non proprio professionale “x” di colore rosso.
Lunghezza
In media una firma professionale non supera le sette righe. Quando si inizia a creare una firma è facile lasciarsi prendere la mano e superare questo limite. Una soluzione consiste nell’accorpare le informazioni relative ai contatti (telefono, cellulare, e-mail) su una stessa riga separandole con semplici ed efficaci barre verticali:
Tel. +39 02 123456 | Cell. +39 333 789 4561 | Fax +39 02 654321 | tuaemail@nomeazienda.it
Professionale
Un altro errore da non commettere e che potrebbe compromettere l’immagine che si da della propria azienda è legato all’uso eccessivo di formattazione; utilizzare font , colori e dimensioni dei caratteri diversi spesso ha come risultato una firma eccessivamente appariscente e poco professionale.
Utilizzare il grassetto solo per il proprio nome e cognome e magari utilizzare un font leggermente più grande.
Disclaimer
Evitare di inserire Disclaimer e note legali nella firma. Spesso capita di scrivere più volte nell’arco della giornata allo stesso destinatario e di inviare, di conseguenza, mail corredate di testo ingombrante. Una soluzione consiste nel creare una pagina del sito che contenga note legali e disclaimer e che sia accessibile unicamente tramite il link che andremo ad inserire nella firma.
Profili social
Sempre in un’ottica di marketing è sicuramente opportuno non dimenticare di inserire i profili social aziendali.
Note finali
- utilizzare la firma anche nelle liste di discussione e nei forum. In questo caso utilizzare una firma breve che contenga al massimo un link.
- Crea più di una firma ed utilizzale in funzione del destinatario.
- Non creare firme eccessivamente lunghe.
- Non inserire un saluto. Inviare sempre lo stesso saluto renderebbe le tue e-mail troppo fredde ed impersonali.
Esempio di firma
