In un mondo sempre più digitale e connesso, l’email rappresenta un mezzo di comunicazione fondamentale per molte attività professionali.
Tuttavia, non tutti sono consapevoli dell’importanza di avere un indirizzo email professionale, preferendo spesso utilizzare account personali o gratuiti che, oltre a limitare le funzionalità e le personalizzazioni, possono portare a problemi di sicurezza e di immagine. In questo articolo esploreremo le ragioni per cui è importante avere un’email professionale, da come evitare disservizi e perdere messaggi importanti, all’aspetto più professionale e affidabile che si offre ai propri clienti e collaboratori.
Perché scegliere un servizio di posta elettronica professionale
Un servizio di email professionale può essere uno strumento utile per i professionisti in diversi settori. Dagli imprenditori, ai liberi professionisti, alle aziende, un servizio di email professionale come quello di HostingPerTe può aiutarti a rimanere organizzato e ad avere il massimo controllo sulle comunicazioni di lavoro.
Un servizio di posta professionale può fornirti un indirizzo email dedicato che abbia un aspetto professionale e dia che credibilità alla tua attività.
L’email professionale può essere particolarmente vantaggiosa per i liberi professionisti e gli imprenditori che potrebbero non voler utilizzare il proprio indirizzo e-mail personale per scopi commerciali.
L’utilizzo di un servizio di email professionale può anche aiutarti a gestire la tua casella di posta in modo più efficiente.
Molti servizi di posta professionale forniscono funzionalità come l’ordinamento automatico, che possono aiutarti a identificare rapidamente i messaggi importanti dei clienti e di altre parti interessate. Inoltre, puoi utilizzare il servizio per impostare regole per i messaggi in arrivo, in modo che le email più importanti abbiano sempre la priorità.
I principali vantaggi di un’email professionale
Fatte le dovute premesse, analizziamo in sintesi quali sono i principali vantaggi di una email professionale:
Garantisce un’immagine professionale e credibile
In ambito business è importante mostrare una immagine professionale che dia credibilità e sicurezza ai clienti o potenziali tali.
Quando si è contattati da un utente interessato a servizi o prodotti offerti, rispondere utilizzando una mail del tipo marco@infissirossi.it è molto meglio rispetto ad un marcoinfissirossi@libero.it.
Facilità il collegamento tra i destinatari e il tuo sito web
Un indirizzo personalizzato che contenga un riferimento al dominio del tuo sito web rende aiuta il tuo cliente ad ottenere maggiori informazioni su servizi e/o prodotti.
L’email professionale, così strutturata, informa il cliente che rappresenti un’azienda legittima e consolidata andando a vantaggio del rapporto di fiducia che si instaurerà tra te e il tuo cliente.
Minor probabilità che l’email vada nello SPAM
La facilità di creazione di mail gratuite fa sì che esse vengano utilizzate dagli spammer.
I filtri antispam e antimalware spesso contrassegnano queste email gratuite come sospette e le inviano nella cartella della posta indesiderata. Utilizzare un’email professionale riduce (di molto) questo rischio aumentando in maniera significativa la percentuale di consegne andate a buon fine. Inutile dire che, soprattutto nel caso di comunicazioni importanti, finire nello SPAM può rappresentare un problema non indifferente.
Scalabilità
La crescita aziendale comporta un inevitabile aumento dello staff. Se hai un’email professionale, aggiungere marco@aziendax.it ed anna@aziendax.it ai già esistenti non comporta nessun tipo di difficoltà.
Se, però, hai optato per una email gratuita (come quelle di gmail, libero, outlook o virgilio che sia) può essere difficile aggiungere un marco@gmail.com essendo questo un indirizzo probabilmente non più disponibile.
Se si opta per un nome personalizzato si rischia di trovare soluzioni che non sono proprio il massimo dell’eleganza e della professionalità (tipo aziendaxmarco@gmail.com).
La sicurezza di un’email professionale
Quella della sicurezza è una questione fondamentale per qualsiasi servizio di email, professionale o meno.
Senza adeguate misure di sicurezza, la tua posta elettronica sarà vulnerabile al rischio che un hacker malintenzionato possa accedere alle tue informazioni riservate e ai tuoi dati sensibili. Il modo migliore per proteggere la tua azienda da questi rischi è assicurarti che il tuo servizio di posta utilizzi le più recenti tecnologie e pratiche di sicurezza come:
- l’utilizzo di protocolli di connessione sicuri come TLS o SSL;
- l’autenticazione a due fattori per l’accesso al sistema;
- l’utilizzo di sistemi antispam e antivirus che monitorano le email in entrata e in uscita;
- l’uso di sistemi di backup ricorrente in modo che le email siano al sicuro da eventuali (e rari) problemi di guasto hardware.
Inoltre, ti diamo un ulteriore consiglio, assicurati che il fornitore di servizi applichi regolarmente le patch al proprio software e si tenga al passo con gli ultimi aggiornamenti di sicurezza. È anche importante che il tuo provider ti aiuti a tenere d’occhio qualsiasi attività sospetta sul tuo account del servizio di posta monitorando eventuali accessi insoliti o tentativi di accesso al tuo servizio di posta da indirizzi IP non riconosciuti.
Conclusioni
Quindi, alla fine di questo articolo dovrebbe essere piuttosto chiaro che possedere una email professionale è ormai fondamentale per qualsiasi professionista/azienda che voglia dare un’impressione di serietà e professionalità. Ancor più chiaro dovrebbe essere che il problema fondamentale, oltre alla credibilità, è rappresentato da una serie di questioni legate alla sicurezza delle caselle di posta elettronica che, in casi di malfunzionamento come questi, rischiano di essere attaccate.
Utilizzi ancora un servizio di email gratuito per le tue attività professionali? Se stai valutando di passare ad un servizio di email professionale, dai un’occhiata a ciò che il nostro servizio offre. In più, potrai contare sull’aiuto del nostro supporto tecnico nella migrazione gratuita della tua casella.
