Una volta creato un account e-mail abbiamo due modi per utilizzarlo. Accedendo al sito web che gestisce il servizio (i.e. webmail) oppure tramite client di posta, un software che consente la gestione delle varie cartelle del nostro account. Mentre nel primo caso non occorre configurare alcunché, nel caso del client occorrerà decidere come e in che modo le mail verranno gestite e conservate. In fase di configurazione dovremo decidere quale protocollo utilizzare: POP3, IMAP oppure Exchange ActiveSync. Analizziamo pro e contro di ciascuno di essi.
POP3: Post Office Protocol
Il protocollo POP nacque nel lontano 1984 e fu creato per consentire la lettura delle e-mail offline cancellandole, a download effettuato, dal server remoto. Nel corso degli anni hanno fatto seguito diverse versioni, POP2 ed ora POP3, ma il concetto di base è rimasto lo stesso. Il protocollo crea una copia delle e-mail sul PC sul quale è installato il client di posta (Thunderbird per esempio) e contemporaneamente elimina i messaggi dal mail server remoto. L’eliminazione può avvenire immediatamente oppure tramite un certo numero di giorni dal download.
Vantaggi
- La casella di posta non rischia l’ingolfamento e, conseguentemente, non sussiste il pericolo di non ricevere nuovi messaggi perché il server è pieno.
- Maggior velocità rispetto agli altri protocolli
- Se si imposta il POP3 per mantenere i messaggi sul server, ad esempio per 5 giorni, possiamo scaricare i messaggi su altri dispositivi come tablet e smartphone, a patto, ovviamente, di effettuare l’operazione entro il termine stabilito.
- La connessione è necessaria solo per l’invio e la ricezione della posta
Svantaggi
- Lo svantaggio principale è legato ai messaggi inviati ed alla impossibilità di renderli visibili anche su altri dispositivi. Se inviamo un messaggio tramite smartphone, esso non sarà visibile se accediamo al client installato sul nostro PC. Una soluzione da molti utilizzata è quella di inserire il proprio indirizzo e-mail tra i destinatari delle mail. Soluzione non ottimale in quanto i messaggi finiranno nella posta in arrivo e potrebbero creare confusione.
IMAP
Il protocollo IMAP, nato due anni dopo il protocollo POP, differentemente dal protocollo POP3, mantiene i messaggi sul server di posta dando la possibilità all’utente di leggere la stessa mail su dispositivi diversi. Noto per la sua stabilità ed affidabilità è la soluzione maggiormente utilizzata.
Vantaggi
- Letture dei messaggi da tutti i dispositivi configurati con questo protocollo.
- Non occorre preoccuparsi più dei messaggi inviati. I messaggi inviati vengono salvati nella cartella posta inviata del server e resi disponibili su tutti i dispositivi connessi.
- Non si avranno archivi separati per lo stesso account. Un messaggio cancellato da una cartella qualsiasi sarà eliminato in tutti i dispositivi migliorando, così, i tempi di gestione e di pulizia dei file.
Svantaggi
- Tempi di sincronizzazione più alti. Tale problematica si avverte maggiormente in presenza di allegati pesanti.
- Gestione periodica delle cartelle per evitare che il server si riempia e non sia più in grado di accettare nuovi messaggi.
- La connessione ad internet è sempre necessaria per accedere alla posta.
Microsoft Exchange ActiveSync
Questo protocollo, ideato da Microsoft nel 1996, fa riferimento allo stesso sistema di sincronizzazione delle e-mail del protocollo IMAP. La differenza sta nel fatto che con Exchange ActiveSync è possibile sincronizzare non solo le e-mail, ma anche il calendario, la rubrica e le attività.
Creato per essere utilizzato sui dispositivi mobili è però possibile utilizzarlo anche su molti account di posta.
Vantaggi
- Stessi vantaggi del protocollo IMAP con in più la possibilità di sincronizzare anche rubriche, appuntamenti e calendari.
- Supportato dalla maggior parte dei dispositivi mobili (Android, Windows phone, iPhone ed iPad).
Svantaggi
- Non tutti i servizi di posta elettronica sono compatibili con questo protocollo
