Preparare un meeting in maniera professionale ed efficace che convinca e carpisca l’attenzione dei partecipanti richiede un minimo di attenzione e capacità organizzativa.

In questo articolo daremo qualche consiglio da mettere in pratica in occasione della tua prossima riunione d’affari.

Ruolo partecipanti ed organizzazione meeting

Raccogli tutte le informazioni che riguardano i partecipanti al meeting ed inseriscile in un apposito documento che riporti ruoli e competenze.
LinkedIn può darti una mano in tal senso e può indicarti anche quale sia la rete di contatti di ciascun partecipante.

Invia un invito formale a tutti creando un evento su Google Calendar; I partecipanti riceveranno l’invito e potranno confermare la loro adesione direttamene tramite l’apposita funzione contenuta nella mail. Invia una scaletta degli argomenti che saranno trattati in modo tale che i partecipanti arrivino preparati al meeting.

Luogo

Dove si terrà l’incontro? In un luogo fisico o sarà in una room virtuale? Se il meeting si tiene in una sala riunioni controlla che tutto sia in ordine (proiettore funzionante, attacchi compatibili con il tuo portatile, Wi-Fi, taccuini, ecc.).

Se invece la distanza dei partecipanti non consente un incontro fisico utilizza uno dei tanti strumenti web (Zoom.us ad esempio) per organizzare e gestire la riunione. Prendi confidenza con il tool ed effettua delle simulazioni (screen sharing, uso della chat, condivisione dei file, ecc.) in modo da non avere problemi quando ti troverai nel vivo della presentazione.

Crea una presentazione accattivante

La capacità di attenzione delle persone è inversamente proporzionale al tempo ed è fortemente correlata agli argomenti trattati.

Alcuni studi indicano che il calo di attenzione ha inizio già dopo 5 minuti dall’inizio della presentazione. Per evitare che ciò accada comunica dati ed informazioni che siano di interesse per il pubblico presente e che forniscano stimoli che tengano alta l’attenzione. Avvaliti del supporto di stimoli visivi e, quando possibile, uditivi e soprattutto non appesantire la presentazione con concetti eccessivamente complicati. La semplicità premia sempre.

Follow up

Il lavoro non si esaurisce con la fine del meeting. Crea un report della riunione inserendo argomenti trattati, problemi riscontrati, azioni future, ecc. Invia quindi una mail nella quale ringrazi per la partecipazione al meeting, per l’eventuale contributo apportato e, soprattutto, imposta un piano di azione per le settimane a venire.